Форма проведения аудита и контроллинга персонала. Аудит и контроллинг персонала на предприятии. Этапы аудиторской проверки
Аудит персонала и системы управления персоналом - это система консультационной поддержки, аналитической оценки и независимой экспертизы эффективности деятельности организации по управлению персоналом и регулированию социально-трудовых отношений, которая наряду с финансово-хозяйственным аудитом позволяет выявить:
- соответствие кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития;
- соответствие деятельности персонала и структурных подразделений управления организацией существующей нормативноправовой базе;
- эффективность системы управления персоналом с точки зрения решения задач, стоящих перед персоналом организации, ее руководством, отдельными структурными подразделениями;
- причины возникающих в организации социальных проблем (рисков) и возможные пути их разрешения или снижения негативного воздействия.
В практике управления организацией аудит персонала является, с одной стороны, способом наблюдения подобно финансовому или бухгалтерскому аудиту, а с другой - инструментом управления, который позволяет решить ту или иную проблему, возникающую в сфере трудовых отношений.
Посредством аудита персонала возникает возможность видоизменения состояния системы управления персоналом организации в соответствии с политикой организации и воздействием внешней среды функционирования (рис. 7.1).
Общая схема аудита персонала показана на рис. 7.2.
Рассмотрим подробнее отдельные ее элементы.
Главная цель аудита персонала - совершенствование системы управления персоналом и на этой основе повышение эффективности использования кадрового потенциала и человеческого потенциала организации.
Подцели аудита персонала включают в себя:
Определение соответствия стратегии управления персоналом и кадровой политики стратегии целям развития организации;
Рис. 7.1. Схема включения аудита персонала в систему управления организацией
- улучшение имиджа и повышение значимости (авторитета) службы управления персоналом внутри организации.
Объектом аудита персонала являются различные аспекты использования кадрового потенциала организации и управления персоналом в целом.
Субъектом аудита персонала могут выступать как внешние эксперты (внешний аудит), так и сотрудники (подразделения) организации при их временной изоляции от производственного процесса и исключении из организационной подчиненности (внутренний аудит).
1. Цель аудита персонала:
совершенствование системы управления персоналом и на этой основе повышение эффективности использования кадрового потенциала и человеческого капитала организации
- 5. Основные направления:
- аудит кадрового потенциала;
- аудит функций и функционального разделения труда в системе управления персоналом;
- аудит организационной структуры системы управления персоналом;
- аудит эффективности управления персоналом
- 6. Уровни аудита персонала:
- стратегический
- (уровень высшего руководства);
- функциональный (уровень службы управления персоналом);
- линейный (уровень линейного руководства)
- 2. Задачи аудита персонала:
- определение соответствия стратегии управления персоналом и кадровой политики стратегии и целям развития организации;
- совершенствование системы управления персоналом и определение перспектив ее развития;
- выявление меры соответствия желаемого и действительного состояния кадрового потенциала в разрезе стратегических задач организации;
- выявление проблем в сфере управления персоналом, препятствующих эффективному развитию организации;
- совершенствование методов и технологий управления персоналом;
- установление соответствия деятельности по управлению персоналом требованиям законодательства;
- повышение эффективности расходов на персонал;
- повышение конкурентоспособности организации на рынке труда;
- оценка деятельности службы управления персоналом и ее вклада в деятельность организации;
- улучшение имиджа и повышение значимости (авторитета) службы управления персоналом внутри организации
- 8. Методы аудита персонала:
организационно-статистические;
социально-психологические;
экономические;
комплексные
- 7. Принципы аудита персонала:
- комплексность; многоаспектное^;
- оперативность; согласованность;
- перспективность; адаптивность (гибкость);
- параллельность
Технология аудита персонала
3. Объект аудита персонала:
различные аспекты использования кадрового потенциала организации и управления персоналом в целом
4. Субъект аудита персонала:
внешние эксперты (внешний аудит) или сотрудники (подразделения) организации при их временной изоляции от производственного процесса и исключении из организационной подчиненности (внутренний аудит)
- 9. Обеспечение:
- информационное;
- нормативно-правовое;
- нормативно-регламентирующее
- 10. Результаты аудита персонала:
аудиторское заключение о состоянии системы управления персоналом и кадровом потенциале организации, а также комплекс рекомендаций по совершенствованию системы управления персоналом и повышению эффективности использования кадрового потенциала и человеческого капитала организации
Рис. 7.2. Общая схема аудита персонала в организации
На основе определения аудита персонала внутренний аудит представляется нам как часть внешнего аудита, исходя из того, что внутренний аудит производится внутренними силами организации и может выполнять лишь отдельные элементы анализа, так как при проведении аудита персонала основной критерий - независимость.
представлены на рис 7.3.
В табл. 7.1 приведен пример определения конкретных задач аудита персонала в организации в разрезе выделенных направлений.
Лудит персонала проводится на уровнях: высшего руководства организации, службы управления персоналом, линейного руководства. Содержание каждого уровня представлено на рис. 7.4.
В специализированной литературе в качестве основных принципов аудита персонала выделяют следующие: 1) этика поведения; 2) независимость; 3) профессионализм.
Таблица 7.1
Определение конкретных организационных задач аудита персонала
Объект аудита персонала |
|
Аудит кадрового потенциала |
|
Формирование и использование кадрового потенциала |
Анализ списочного состава работников Оценка укомплектованности кадрового состава в целом и по уровням управления, включая оценку обеспеченности персоналом технологического процесса Оценка образовательного и профессионально-квалификационного уровня персонала Анализ структуры кадрового состава Анализ использования рабочего времени Оценка текучести кадров и абсентеизма, движения рабочей силы, перемещений внутри организации Исследование социальных аспектов трудовой деятельности Анализ санитарно-гигиенических, производственных и бытовых условий Диагностика управленческого, инновационного потенциала персонала организации Социально-психологическая диагностика персонала организации |
Аудит функций системы управления персоналом |
|
Формирование кадровой политики организации |
Оценка текущего состояния кадровой политики, степени ее согласованности с целями организации, стратегией ее развития Оценка степени связи кадровой политики со спецификой организации и внешними условиями |
Планирование персонала |
Оценка наличных ресурсов, целей и перспектив развития организации, будущих потребностей в персонале Анализ штатного расписания, степени его обоснованности Анализ изменений кадрового потенциала организации |
Использование персонала |
Анализ уровня занятости персонала Анализ обеспечения стабильности состава работников |
Продолжение табл. 7.1 |
|
Объект аудита персонала |
Конкретные организационные задачи |
Подбор и отбор персонала |
Оценка используемых методов подбора персонала, источников и путей покрытия потребностей в персонале, стоимости подбора Оценка результативности подбора, обеспеченности вакансий кандидатами, перспективного списка кандидатов Оценка результативности оценочных процедур Оценка взаимодействия организации со службами трудоустройства, учебными заведениями, местными органами власти, конкурирующими организациями |
Деловая оценка персонала |
Анализ используемых форм деловой оценки персонала, периодичности ее проведения, получаемых результатов и решений, принимаемых по ее результатам |
Профориентация и адаптация персонала |
Анализ используемых методов профориентации и адаптации, оценка их эффективности Выявление и диагностика проблем, возникающих в период адаптации |
Обучение персонала |
Анализ целей и используемых форм обучения, их соответствия целям организации Оценка персонала, прошедшего обучение Оценка эффективности обучения, фактических результатов |
Работа с кадровым резервом |
Анализ и проектирование управленческой деятельности в организации Оценка управленческого потенциала и определение потребности в подготовке кадрового резерва Оценка методов работы с кадровым резервом |
Служебно-профессиональное продвижение, деловая карьера персонала |
Анализ системы продвижения персонала в организации Анализ схем замещения должностей Анализ реализации плана кадрового роста Оценка результативности методов планирования карьеры |
Организация трудовой деятельности персонала |
Анализ условий труда, техники безопасности и охраны труда Анализ состояния нормирования труда в организации Оценка эффективности организации рабочих мест, распределения работ Анализ вложений финансовых средств в эту сферу и оценка полученных результатов |
Мотивация и стимулирование труда |
Анализ используемых форм и систем стимулирования, их связь с мотивацией персонала Анализ уровня и структуры оплаты труда Оценка соответствия разработанных принципов, структуры оплаты труда целям организации |
Трудовые отношения в коллективе |
Диагностика социально-психологического климата, оценка уровня социальной напряженности в организации, сопротивление переменам Диагностика организационной культуры, типа управленческой команды, оценка уровня соответствия целям и специфики организации |
Окончание табл. 7.1
Объект аудита персонала |
Конкретные организационные задачи |
Аудит организационной структуры и функционального разделения труда в системе управления персоналом |
|
Организационная структура |
Оценка организационной структуры организации в целом, соответствие стратегии организации Оценка места службы управления персоналом в общей организационной структуре Оценка структуры службы управления персоналом, соответствие стратегическим целям организации |
Функциональное разделение труда в системе управления персоналом |
Оценка штатной структуры службы управления персоналом Анализ деятельности топ-менеджмента, линейных руководителей и коллегиальных органов их взаимодействий в процессе управления персоналом Анализ функционального разделения труда и взаимодействия между руководителями различного уровня, влияния данных взаимоотношений на процесс управления персоналом |
Аудит эффективности управления персоналом |
|
Система управления персоналом |
Оценка экономической и социальной эффективности системы управления персоналом |
- 1. Этика поведения.
Кроме требований человеческой этики, аудиторам следует придерживаться следующих требований профессиональной этики:
- выполнение своих обязанностей;
- учет интересов общества;
- честность;
- объективность и независимость;
- надлежащее внимание;
- объем и виды услуг.
- 2. Независимость. В теории и практике аудита независимость - это прежде всего объективность и честность суждений. Общественное признание профессионального статуса аудиторов основано на признании их независимости, которая обеспечивает эффективность аудита. Аудитор обязан иметь возможность оценивать любую ситуацию, говорить правду и предлагать честные и объективные рекомендации относительно того, что следует делать клиенту, не задумываясь о том, как это могло бы повлиять на его собственные интересы.
Независимость аудита обеспечивается посредством:
- финансовой независимости, означающей, что аудитор профессионально выполняет свою работу с заранее оговоренной достойной оплатой;
- административной независимости, предполагающей независимость аудитора от административных решений клиента и непод-чиненность последнему;
- ------------------ (
Аудит кадрового потенциала:
- списочного состава работников; ,
- укомплектованности кадрового |
состава в целом и по уровням I
управления, включая I
обеспеченность персоналом 1
технологического процесса;
Образовательного и
профессиональноквалификационного уровня |
персонала; I
- структуры кадрового состава; I
- использования рабочего времени; 1
- текучести кадров и абсентеизма, движения рабочей силы, перемещений внутри организации;
- социальных аспектов трудовой |
деятельности; |
Санитарно-гигиенических, I
производственных и бытовых 1
- управленческого, инновационного потенциала персонала организации;
- социально-психологического |
состояния персонала организации |
Основные направления аудита персонала
..і________1_7Г_і
Аудит функций системы управления персоналом:
- планирования и маркетинга персонала;
- управления наймом и учетом персонала;
- управления трудовыми отношениями;
- обеспечения нормальных условий труда;
- управления развитием персонала;
- управления мотивацией
и стимулированием персонала;
- управления социальным развитием;
- развития организационной структуры управления;
- правового обеспечения службы управления персоналом;
- информационного обеспечения службы управления персоналом
Аудит организационной структуры и функционального разделения труда в системе управления персоналом:
- деятельности специализированных функциональных подразделений по управлению персоналом;
- деятельности топ-менеджмента;
- деятельности линейных руководителей;
- деятельности коллегиальных органов:
- -аттестационной комиссии;
- - органов общественной деятельности;
- взаимодействия между специализированными подразделениями, участвующими в управлении персоналом;
- взаимодействия между руководителями различного уровня
Аудит эффективности управления персоналом:
Затрат на персонал и на
управление персоналом; ,
Собственно экономической |
эффективности; |
Степени укомплектованности I
кадрового состава; 1
Удовлетворенности 1
работников;
Косвенных показателей,
эффективности: ,
- - текучести кадров; |
- - производительности труда; I
- - качества продукции и т.д. I
Рис. 7.3. Основные направления аудита персонала
Рис. 7.4.
- политической независимости, подразумевающей невозможность влиять на решения аудитора, используя политическую власть, связи и аналогичные способы воздействия;
- эмоциональной независимости, предполагающей сохранение отчужденности аудитора, независимо от чувств, которые он может испытывать к представителям организации-клиента.
- 3. Профессионализм. Аудитор должен обладать навыками общения с людьми и обмена опытом, выявления и решения проблем, связанных с оцениваемой деятельностью, нахождения нужной информации, осуществления анализа и синтеза, планирования изменений, разработки предложений по совершенствованию работы, преодоления сопротивления изменениям, помощи в освоении более совершенных методов. Аудиторы умеют распознавать общие тенденции и обычные причины проблем, помогают в поиске правильного решения, постоянно следят за литературой по проблемам оцениваемой деятельности, включая разработки, осуществляемые в университетах и научных институтах, имеют широкий взгляд на исследуемые проблемы в их взаимосвязи с проблемой организации. Также в аудиторских стандартах, утвержденных российским законодательством, выделяют такие принципы, как честность, объективность, конфиденциальность, профессиональное поведение.
Данные принципы являются общими как для аудита персонала, так и для аудиторской деятельности в целом. Среди специальных принципов аудита персонала можно назвать принципы комплексности, оперативности, перспективности, многоаспектности, согласованности, адаптивности (гибкости), параллельности.
Методы аудита персонала можно разделить на четыре группы:
- 1) организационно-статистические, предполагающие проверку документации и отчетности, анализ трудовых показателей, свидетельствующих о результативности деятельности организации и ее персонала;
- 2) социально-психологические, заключающиеся в проведении самостоятельных социологических опросов, анкетирования, индивидуальных и коллективных бесед, интервьюирования работников различных уровней и категорий;
- 3) экономические, позволяющие путем сравнения экономических и социальных показателей деятельности организации с законодательно установленными нормами и нормативами или со средним или лучшими в отрасли показателями оценить конкурентоспособность организации на рынке труда, эффективность функционирования служб управления персоналом, эффективность самого аудита персонала;
- 4) комплексные, позволяющие всесторонне обследовать и проанализировать состояние системы управления персоналом, разработать и экономически обосновать рекомендации по ее совершенствованию:
К комплексным методам аудита персонала относятся:
- метод системного анализа, который служит методическим средством системного подхода к решению проблем совершенствования системы управления персоналом, ориентирует на раскрытие системы управления персоналом в целом и составляющих ее компонентов - целей, функций, организационной структуры, кадров, технических средств управления, информации, методов управления людьми, технологии управления, управленческих решений;
- метод декомпозиции, позволяющий расчленить сложные явления на более простые;
- метод сравнений, позволяющий сравнить существующую систему управления персоналом с подобной системой передовой организации, нормативным состоянием или состоянием в прошлом периоде, с учетом однородности;
- динамический метод, который используется при исследовании количественных показателей, характеризующих систему управления персоналом, предусматривает расположение данных в динамическом ряду и исключение из него случайных отклонений, отражая устойчивые тенденции;
- экспертно-аналитический метод совершенствования управления персоналом, основывающийся на привлечении высококвалифицированных специалистов по управлению персоналом, управленческого персонала организации к процессу совершенствования для выявления основных направлений совершенствования управления персоналом, оценки результатов анализа и выявление причин недостатков. Не всегда обладает высокой точностью и объективностью в связи с тем, что у экспертов отсутствуют единые критерии оценок. Метод эффективен при многошаговой экспертизе;
- нормативный метод, предусматривающий применение систем нормативов, которые определяют состав и содержание функций по управлению персоналом, численность работников по функциям, тип организационной структуры, критерии построения структуры аппарата управления организации в целом и системы управления персоналом (норма управляемости, степень централизации функций, количество ступеней управления, звеньев, размеры подразделений, порядок подчиненности и взаимосвязи подразделений), разделение и кооперацию труда руководителей и специалистов управления персоналом организации;
- метод корреляционно-регрессионного анализа, устанавливающий линейные зависимости и связи между параметрами (численностью персонала и влияющими на нее факторами);
- метод функционально-стоимостного анализа, т.е. метод технико-экономического исследования функций управленческого персонала организации, направленный на поиск резервов снижения затрат на управление и достижение наилучших производственно-коммерческих результатов на основе выбора эффективных способов управления. Этот метод позволяет выбрать вариант построения системы управления персоналом либо выполнения той или иной функции управления персоналом, требующий наименьших затрат и являющийся наиболее эффективным с точки зрения конечных результатов, определить лишние или дублирующие функции управления, функции, которые по тем или иным причинам не выполняются, степень централизации и децентрализации функций управления персоналом. Необходимой составляющей аудита персонала является информационное, нормативно-правовое и нормативно-регламентирующее обеспечение аудита персонала.
Информационное обеспечение аудита персонала призвано предоставить информацию в области управления персоналом, обладающую следующими характеристиками:
- содержание информации. Она должна иметь качественный аспект (используемые понятия и критерии) и количественное измерение (используемые единицы измерения, точность измерения);
- степень детализации информации. Определяется целями и задачами, стоящими перед аудиторами;
- временные характеристики информации. Исследуемый период времени должен быть достаточно длительным, чтобы иметь возможность объективно оценить исследуемую проблему, исследуемые промежутки времени должны быть сопоставимы;
- полнота охвата. В зависимости от целей аудита персонала может собираться вся информация в масштабах организации, имеющая отношение к исследуемой проблеме, или только некоторые ее элементы в разрезе отдельных продуктов, групп сотрудников, подразделений, процессов.
В табл. 7.2 приведены данные, характеризующие содержание аудиторской информации.
Для облегчения поиска аудиторской информации ее источники разбиты по группам (рис. 7.5).
Фактически информация может быть получена в трех формах:
1) записи - это данные в форме, пригодной для считывания или преобразования. К ним относятся документы, отчеты, публика-
Таблица 7.2
Характеристика аудиторской информации в сфере управления персоналом
Критерий |
|
1. Вид информации |
|
2. Требования к информации |
|
3. Методы получения информации |
|
4. Источник получения информации |
|
ции, компьютерные файлы, фильмы, магнитные ленты, рисунки, фотографии, графики и т.д.;
- 2) события и условия - это поддающиеся наблюдению действия и сопутствующие им обстоятельства;
- 3) память - это вся информация, хранящаяся в памяти людей, работающих в организации, связанных с ней или просто могущих
Источники информации
Законодательная і база |
Статистические] и отраслевые I данные |
Публикации і о деятельности 1 организации, |
‘нтация і і /ізации 1 |
Трудовые ][ показатели і і организации 1 |
Информационная і база аудитора 1 |
||||
Государст- |
Финансовая |
Наблюдения |
Информацион- |
||||||
Нормативные |
отчетность |
Специальные |
|||||||
документы |
статистические |
Бизнес-планы |
аудитора, |
||||||
Постанов- |
Экономи- |
Специальные |
|||||||
Информация |
ческие обзоры |
данные об |
|||||||
Государст- |
управленческих |
Результаты |
аналогичных |
||||||
ассоциаций, |
материалы |
анкетиро- |
организациях, |
||||||
инструкции |
профсоюзов |
организации |
их деятель- |
||||||
Результаты |
ности и пока- |
||||||||
отраслевых |
правительст- |
интервьюиро- |
|||||||
договоры |
эффектив- |
||||||||
Трудовые |
исследова- |
кредитным |
работников |
ности органи- |
|||||
соглашения |
тельских и |
учреждениям |
Экономи- |
зации в целом |
|||||
Технологи- |
и системы |
||||||||
учреждений |
показатели |
управления |
|||||||
разработки |
персоналом |
||||||||
и рыночные |
|||||||||
- - отчетность отдела труда и заработной платы
- - бухгалтерская отчетность
- - баланс трудовых ресурсов
- - описание работ и спецификации -должностные инструкции
- - трудовые договоры
- - данные об издержках на наем, увольнение, обучение и т.д.
- -документы службы управления персоналом
- - анкеты и тесты кандидатов на вакантные должности
- - акты проверок
- - объяснительные записки, протоколы, письма, заявления, выговоры, жалобы работников
- 6 8-о о
- * >5 03 О О. X I- з-
- 03 о X чо
- 5 СО о
- 03 03 2
;г О. і ГС гг г:
О- 2 ф оз с о.
О. со О СГ ГС
- * С 03
- 1 >ч *
^ 2 гс Ф ос со
X X о х х а ГС ГС ^ СО СО О
О О і-С}